Wir vereinfachen und beschleunigen die Rechnungsverarbeitung mit Automatisierung, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können. Ihre Vorteile:
Zeit und Geld sparen
Vereinfachen und beschleunigen Sie Ihre Prozesse in der Rechnungsbearbeitung um mindestens 50% mit digitalen Workflows von xSuite.
Automatisierung ausbauen
Maximieren Sie Ihre Dunkelbuchungsquote, auch für Rechnungen ohne Bestellbezug, mit unseren KI-gestützten Lösungen.
Volle Transparenz erzielen
Alle Informationen über Ihre Prozesse stehen sofort und auf einen Blick zur Verfügung – für vollständige Compliance und Nachvollziehbarkeit.
Funktionen für Ihren Erfolg
Intelligente Beleglesung
Digitale Workflows
KI und Schutz vor Rechnungsbetrug
SAP und mehr
SAP S/4HANA Cloud
E-Invoicing & Lieferantenportal
Digitale, strukturierte Rechnungsformate und deren Austausch über Lieferanten- bzw. E-Invoicing-Portale sind die Zukunft der Buchhaltung. Mit xSuite Invoice können Sie von den Vorteilen maschinenlesbarer Dokumente (XML) profitieren. Unsere Lösung umfasst sowohl ein eigenes Lieferantenportal als auch die Integration in verschiedene E-Invoicing-Portale.
Intelligente Beleglesung
Wenn Sie immer noch mit eingehenden PDF- oder sogar Papierrechnungen zu kämpfen haben, unterstützt Sie unsere intelligente Komponente zur Dokumentenerfassung. Die KI-gestützte Lösung digitalisiert, erfasst, konvertiert und interpretiert Rechnungen und überträgt deren Inhalt in Ihr SAP-System, jede Information genau dorthin, wo sie benötigt wird. Die Validierung erfolgt nahtlos integriert in SAP, einschließlich der Anzeige des Rechnungsbildes.
Digitale Workflows
Der Schlüssel zur Beschleunigung des Genehmigungs- und Freigabeprozesses in der Kreditorenbuchhaltung sind digitale Workflows. Die Workflows von xSuite sind flexibel anpassbar, um die Strukturen Ihres Unternehmens ideal abzudecken. 3-Wege-Matching und KI-basierte Buchhaltungsvorschläge erhöhen den Automatisierungsgrad noch weiter. Und am Ende wird jeder Prozessschritt nachvollziehbar protokolliert, um die Compliance zu gewährleisten.
KI und Schutz vor Rechnungsbetrug
Künstliche Intelligenz verbessert nicht nur die Ergebnisse der Beleglesung und unterstützt bei der Kontierung, Bearbeiterfindung, etc. Die Lösung von xSuite bietet, basierend auf der Deep-Learning-Technologie, auch Predective Analytics sowie eine Anomalie-Erkennung zum Schutz vor Rechnungsbetrug.
SAP und mehr
xSuite Invoice ist nicht nur nahtlos in SAP integriert (Module: MM, FI, PS-CD, PS-M), sondern auch für verschiedene SAP ECC und SAP S/4HANA Systeme und Bereitstellungsmodelle zertifiziert, inkl. RISE with SAP. Kunden mit SAP S/4HANA Cloud können die Lösung über die SAP Business Technology Platform nutzen. Darüber hinaus bietet xSuite Invoice einen Web-Client, um auch andere ERP-Systeme einfach in Ihr SAP-Ökosystem einzubinden.
SAP S/4HANA Cloud
Setzen auch Sie auf eine „Cloud first“- bzw. „Clean Core“-Strategie? Dann ist unsere Lösung auf der SAP Business Technology Platform ideal für Sie. Nutzen Sie die Vorteile eines optimal auf SAP-Anwender abgestimmten Rechnungsworkflows, ohne dass die Installation eines Add-ons in Ihrem SAP-Systems erforderlich ist.
Zufriedene Kunden mit xSuite Invoice im Einsatz
KIRCHHOFF Automotive GmbH
Besonders gut hat uns daran gefallen, dass die Validierung der Rechnungen innerhalb von SAP stattfindet. Das Preis-Leistungsverhältnis war sehr gut und auch der zwischenmenschliche Aspekt stimmte.
Erfolgsgeschichte lesen
Asklepios Kliniken GmbH & Co. KGaA
Wir haben damit ein Werkzeug zur Erhöhung unserer Skontorealisierungsquote eingeführt, können Durchlaufzeiten exakt messen und profitieren von höherer Transparenz und Prüfungssicherheit über den gesamten Prozess der Rechnungsbearbeitung.
Erfolgsgeschichte lesen
TEAG Thüringer Energie AG
Grund für die Wahl von xSuite war deren tiefe SAP-Integration und vor allem, dass der Hersteller mit seinen Anwendungen alle Vorgänge rund um den Vorgang des Bestellens und Bezahlens ganzheitlich abdeckt. Da die xSuite-Lösungen sowohl in der alten als auch der neuen SAP-Landschaft problemlos lauffähig sind, können wir sie ohne großen Aufwand in die künftige S/4HANA-Landschaft übernehmen.
Erfolgsgeschichte lesen
Messe Stuttgart
xSuite bietet eine vollständige Fiori-Lösung und orientiert sich damit eng am neuen User-Interface-Konzept von SAP, das auch wir im Unternehmen intensiv nutzen. Von einer Oberfläche aus kann man in alle P2P-relevanten Themen abspringen – insbesondere den Usern außerhalb des Finanzbereichs erleichtert dies enorm die Arbeit.
Erfolgsgeschichte lesen
IT-Dienstleistungszentrum Berlin
Der Prozess des Rechnungsdurchlaufs hat sich extrem verschlankt und verschnellert, die Transparenz ist jederzeit gegeben. Die gesetzlichen Anforderungen E-Rechnungen annehmen zu können - das ist mit xSuite gegeben und wurde einfach und schnell umgesetzt.
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Häufige Fragen zur Rechnungsbearbeitung mit xSuite Invoice
Wie viele Schritte sollte ein Rechnungsfreigabeprozess umfassen?
Für Rechnungen ohne Bestellbezug (SAP FI) empfehlen wir mindestens zwei Workflow-Schritte: eine Person genehmigt die Rechnungen, eine andere Person gibt sie frei. Bei Rechnungen mit Bestellbezug (SAP MM) ist es möglich, die Genehmigung und Freigabe zu automatisieren, so dass im Falle eines 3-Wege-Matches überhaupt keine manuelle Genehmigung mehr erfolgen muss.
Außerdem ist es möglich, einen komplexeren Prozess für die Rechnungsgenehmigung und -freigabe einzurichten, mit einer beliebigen Anzahl von Prüf- und Freigabeschritten, je nach Ihren Compliance-Anforderungen.
Was versteht man unter E-Invoicing?
Wenn man von "E-Invoicing" spricht, ist der Austausch von maschinenlesbaren Dokumenten im XML-Format gemeint. Dies kann entweder über ein E-Rechungs- oder Lieferantenportal oder einfach per E-Mail geschehen. Aus E-Rechnungen können die Daten direkt und automatisch an das ERP-System übergeben werden, eine Beleglesung ist nicht mehr notwendig. Damit wird eine der größten Fehlerquellen in der Rechnungsverarbeitung beseitigt. PDF-Dateien gelten nicht als E-Rechnungen im engeren Sinne, da sie noch eine OCR durchlaufen müssen.
Was bedeutet "PO Flip"?
PO Flip ist eine Funktion unseres Business Partner Portals. Es bedeutet, dass Sie über das Portal eine Bestellung an Ihren Lieferanten weitergeben. Innerhalb des Portals kann der Lieferant diese dann selbständig in die Folgedokumente umwandeln, z.B. in eine Auftragsbestätigung oder eine Rechnung, und diese automatisch an Sie zurückschicken. Alles wird automatisch an Ihr SAP-System übergeben und ist dort sofort verfügbar.
Muss ich SAP Fiori haben, um die xSuite-Lösung zu nutzen?
Nein. Jeder Benutzer kann entweder über SAP Fiori oder über das SAP GUI am Rechnungsworkflow-Prozess teilnehmen. Auch administrative Aufgaben sind in beiden Welten verfügbar. Es hängt also von Ihrer GUI-Strategie ab, ob Sie SAP GUI oder SAP Fiori oder beides anbieten wollen. Einige Funktionen sind zudem im Web-Client von xSuite verfügbar (z.B. die Validierung der Beleglesung).
Unterstützt xSuite Invoice auch SAP S/4HANA Cloud?
Ja, die Software unterstützt es nicht nur, sondern ist auch zertifiziert für SAP S/4HANA Cloud, Extended Edition, und SAP S/4HANA Cloud, Private Edition, sowie für RISE with SAP. Für das Public-Cloud-Angebot SAP S/4HANA Cloud bieten wir dedizierte Workflows auf der SAP Business Technology Plattform an.
Ab wie vielen Rechnungen pro Jahr macht es Sinn die Lösung zu nutzen?
Das kleinste Lizenzpaket, das wir anbieten, umfasst die Verarbeitung von bis zu 6.000 Rechnungen pro Jahr. Unsere Erfahrung zeigt, dass dies die Grenze ist, ab der sich die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung schnell amortisiert (d. h. in weniger als 24 Monaten). Bei einem höheren jährlichen Eingangsrechnungsvolumen steigen die potenziellen Einsparungen, und eine Implementierungeines Rechnungsworkflows amortisiert sich oft schon nach wenigen Monaten.
Welche Möglichkeiten bietet xSuite Invoice, um KPIs zu monitoren?
xSuite Invoice beinhaltet ein Monitoring-Tool, das Process Analyzer heißt. Damit lassen sich Kenngrößen messen, z.B. Skontoverlust pro Kreditor, Durchlaufzeiten von Rechnungen, involvierte User, Top-Lieferanten, etc.
Wenn Sie bereits ein BI-Tool einsetzen, wie Microsoft Power BI, ist eine Einbindung von xSuite Invoice über eine standardisierte API ebenfalls einfach einzurichten.
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